总裁秘书是一个协助总裁处理各种事务至关重要的角色,是协助总裁做好公司大小事务工作、及协调各个部门工作的得力助手,她的工作起着承上启下的重要作用。
秘书的工作比较琐碎负责,任何事务性的工作都可能会涉及到。
【1,日常事务】
总裁办公室的环境管理,办公物品的及时更换与检查;
所有文书的管理事项,邮件/传真/信件等等的整理,部门经理等提交上来的文件请示后的审批与回复。
总裁日程的安排协调,跟踪跟进,修改与循环。
公司与老板签章的管理与携带。
【2,接待事物】
贵宾来访和接待,与双方进行时间上的预约,然后再根据总裁的具体时间安排会面。
双方见面的服务安排,对彼此双方形成安排,会议前期准备协调,当日接待,行程追踪,会后事宜。
【3,会议事物】
总裁与公司全体经理的会议安排→会场布置→会议服务→会议文件
其中包括总裁出去外地开会的一切事宜,包括合同,场地,住所,交通工具,就餐等等都得面面俱到,还得考虑到突发情况得应对方法,最后会议结束后分类归总会议内容,文件打印与处理。
【4,调查研究】
根据总裁命令,进行行业信息收集,通过网络,咨询公司,行业活动和同业拜访信息交换等等手段。
还得随时准备好多种计划,如计划A,计划B等等。
【5,文档管理】
文书撰写,文档制作,文档保存,机密文件处理等等大项,每个大项里又有众多的小项。
【6,协调监督】
全公司部门与部门之间的人力,物力协同,还有工作进度的协调。
部门责任落实,必须明确了解每项活动的责任关键人。
定期追踪,按时间,按完成进度随时进行追踪,方便随时告知总裁。
最后总结汇总,向总裁进行书面或口头汇报。
【总结】
秘书行业也是非常繁琐且复杂的一项工作,类似一个保姆般的角色。
而在本文中,佘叶桃不仅是作为总裁秘书,平时还负责总裁的私人生活,最直观便是如一日三餐,必须得每天想好吃什么,当总裁需要时可以立刻带去或者买来吃,而不用匆忙想。
私人秘书没有下班的概念,只要总裁一个电话,必须得随叫随到。
这就是本文中,总裁秘书所需负责的工作,请勿对照现实,感恩感恩!笑哭.jpg
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